在平时的工作中，我们经常会有批量制作文档的需求，比如给所有客户发一份书面文件，或者给潜在客户发一份比较正式的邀请函，还比如制作成绩单、名片等。这些文档的主要内容相同，只是部分数据有变化，如果一个个制作的话，会浪费大量的时间。这时候我们就可以使用Word的邮件合并功能，它可以帮助我们快速批量地生成文件。下面我们以制作邀请函为例来介绍一下邮件合并的具体使用方法：步骤一：准备数据源。数据源就是指邀请函上的可变部分，在这里就是指客户信息。我们可以在word或Excel中以表格的形式录入客户信息，录入完成后保存并关闭此数据源文件。在这里，我们使用事先准备好的数据源文件，如下图：步骤二：制作主文档。主文档就是包含邀请函主要内容的word文档，输入文字并进行排版设计，如下图：步骤三：连接数据源。在主文档窗口中单击“邮件”选项卡，再单击“选择收件人”，在下拉列表中选择“使用现有列表”，弹出“选取数据源”对话框，然后选择刚才的“数据源（客户信息表）”Excel文件并打开。步骤四：插入合并域。合并域是在主文档中要存放数据源中相关信息的位置。将光标定位在主文档中需要插入信息的位置，单击“邮件”选项卡，单击“插入合并域”下拉按钮，在下拉列表中选择对应的信息。重复该过程，直到所需信息插入完毕。值得注意的是，在姓名后根据性别判断插入“先生”或“女士”，这要要用到“邮件”选项卡里的“规则”——单击“规则”后，单击“如果…那么…否则…”按钮，然后设置判断条件，若性别为男，则插入“先生”，否则插入“女士”。如下图：骤五：完成合并。合并域插入完毕，就可以进行合并了。这个过程实际上就是逐条读取数据源里的数据，依次附加到主文档上，从而生成一个长文档。单击“邮件”选项卡，单击“完成并合并”下拉按钮，单击下拉列表中的“编辑单个文档…”在弹出的“合并到新文档”对话框中，选择“全部”，单击“确定”。此时就会生成一个名为“信函1”的新文档，这个“信函1”文档就是合并之后的最终结果，我们可以进行保存或者直接打印即可。效果如下图：以上就是Word的邮件合并方法，感兴趣的朋友马上试一下吧！
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